Порознь скучно, вместе тесно

У бухгалтерии и отдела продаж, казалось бы, настолько разные задачи, что «смешивать два этих ремесла», т. е. налаживать совместную работу обоих отделов, стремится далеко не каждый руководитель. И напрасно: без взаимодействия бухгалтерии и отдела продаж работа предприятия невозможна. Более того, неправильное взаимодействие этих структур может привести не только к разногласиям с покупателями, но и к определенным налоговым последствиям. На конкретных примерах поясним, почему это происходит и как этого избежать.

Продавать производимую компанией продукцию или перепродавать приобретенный для этих целей товар всегда было, есть и будет главной задачей отдела продаж. Задачей же бухгалтерии всегда было правильное и своевременное оформление всех документов, описывающих хозяйственную деятельность предприятия. Оформление реализации, сверки по платежам с покупателями, проведение взаимозачетов — лишь часть обязанностей этого отдела. Однако это не значит, что можно пренебречь совместной работой двух отделов или уделять ей меньше внимания: ведь заработать деньги и сберечь их одинаково важно для будущего компании, которая хочет удержаться на рынке не год и не два. Особенно если учесть, что сегодня компаниям мешают не только конкуренты по бизнесу, но и, как ни странно, государство в лице своих фискальных органов, под прицел которых все чаще попадают наиболее успешные фирмы.

Кто выпишет документы

Одна из важных причин конфронтации отдела продаж и бухгалтерии — выписка первичных документов об оказанных услугах (проданных товарах, выполненных работах). Решение данного вопроса зависит от следующих факторов:
квалификация сотрудников фронт-офиса. Сложно требовать правильности заполнения всех реквизитов от специалистов, проводящих демонстрацию продукта на рабочем месте клиента. У этих сотрудников просто нет таких навыков — да и не надо их требовать от людей, занимающихся творческой работой;
наличие в компании специалистов бэк-офиса, которые ведут проекты, набранных с помощью сотрудников отдела продаж. Эта практика характерна для компаний, оказывающих услуги по обучению, когда координатор в течение всего курса курирует группу, набранную менеджерами по продажам;
в зависимости от объемов реализуемых товаров (работ, услуг) — целесообразность передачи выписки накладных менеджерам. Делается это для большей оперативности, поскольку бухгалтер будет день-два только разбираться в новой для него номенклатуре, а накладных в день может быть до десятка (если, скажем, идет торговля посудой с номенклатурой в тысячу наименований в пяти-восьми гипермаркетах известных торговых сетей). Как вы уже поняли, подобная практика принята в компаниях оптовой торговли.

Об очередности стульев и денег

Как же на практике оптимально выстроить работу отдела продаж и бухгалтерии? Рассмотрим два примера. В первом случае предприятие работает с покупателями и заказчиками исключительно по предоплате, а во втором реализация происходит с одновременным предоставлением значительных отсрочек по платежам.

Итак, ситуация первая: сначала деньги, а потом стулья. Предприятия, работающие по принципу предварительной оплаты, в 90% случаев уже давно вышли на рынок и в состоянии диктовать условия своим покупателям. Как правило, они предоставляют услуги, которым трудно найти адекватную замену у других поставщиков. Такие компании, как правило, владеют значительными профессиональными ресурсами, эксклюзивной разрешительной документацией, сертификатами и лицензиями, что позволяет им работать стабильно даже при появлении конкурентов с тем же рядом достоинств, поскольку рынок покупателей огромен и клиентов все равно хватит на всех. Здесь покупатели платят исправно и сами присылают копии платежных поручений с отметкой банка, дабы по возможности ускорить получение продукции. Бухгалтерии же обычно остается лишь подтвердить, что деньги дошли до «родного» расчетного счета. Отдел продаж в подобных компаниях зачастую неохотно сотрудничает с бухгалтерией, расценивая последнюю как эдакое «пятое колесо», которое только тратит заработанные деньги на непонятные налоги. Это утверждение неправильно в корне.

Приведу пример одного холдинга, разрабатывавшего системы пожаротушения, вентиляции и сигнализации для крупнейших российских структур вроде Центробанка, Сбербанка и РЖД. Менеджеры склада самостоятельно выписывали накладные и счета-фактуры крупнейшим клиентам. Все бы ничего, но вот к одному из них пришла с проверкой Федеральная таможенная служба, которая, проверив документы на поставляемую аппаратуру, установила, что весь ее ассортимент — контрабанда, а значит, подлежит изъятию. Разумеется, проверяющих прямиком отправили в офис и на склад поставщика. Там та же картина; руководитель в панике, ведь возбуждается уголовное дело по факту преступления. Но до судебных разбирательств дело не дошло, поскольку удалось разобраться — как раз при помощи бухгалтерии. Оказалось, что в счетах-фактурах вместо пяти положенных сегментов просто-напросто было четыре, а пятый, где указывался номер таможенного поста, был беспощадно «отрезан» менеджерами, которые посчитали его неважным и ненужным. Да и в остальных четырех элементах также были допущены неточности: например, дата поступления одного из товаров на таможенный пост была обозначена как 310203, т. е. 31 февраля 2003 г.

Ситуация вторая — это борьба за рынок, когда предприятие либо только начинает деятельность, либо очень сильны конкуренты, либо на рынке полным-полно аналогичных товаров. Чаще всего такой тип предприятий встречается в сфере оптовой торговли — особенно сейчас, когда российский рынок завален дешевым импортом ТНП. Здесь приоритетен сам факт отгрузки продукции, поскольку нужно сначала «привязать» к себе покупателя. И здесь можно завоевать потребительские симпатии только при условии слаженной работы. Ведь любой негативный фактор, будь то некачественный товар, неудобная упаковка, нерегулярная поставка с большим процентом отказов из-за элементарной нехватки товаров, хамоватые сотрудники бухгалтерии, запросто может сорвать сделку, поскольку более сговорчивые и щедрые и так стоят в очереди.

Скорее всего, расчетные документы покупателям выставляют сами сотрудники отделов продаж, а дальше без помощи бухгалтерии им не обойтись: возникают ситуации, в которых они просто не разбираются. Отметим два возможных варианта. Первый — возврат товара при приемке, если он оказался не того качества либо застоялся на полках магазина и, дабы не занимать дорогие площади, возвращается на склад поставщика. Никто не знает лучше бухгалтера, как правильно оформить такой возврат, чтобы в учете обеих компаний эта операция получила непротиворечивые толкования. Второй вариант: отдел продаж ждет оплаты выставленных накладных, а денег все нет, хотя по договору все сроки прошли, причем уже довольно давно. Такой сюжет типичен, когда покупатель оказывает встречные услуги, например проводит маркетинговые исследования или предоставляет промоместа для товаров поставщика. В результате часть взаиморасчетов «уходит» во взаимозачеты, которые по однородным требованиям могут быть односторонними. Об этом говорит Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 410), а вот отдел продаж может по незнанию напрасно «дергать» покупателя, прося наконец-то оплатить поднакопившиеся счета. Значит, без бухгалтера тут не обойтись — только он документально проверит, что за что ушло во взаимозачеты, и на основании первичных документов скорректирует график предстоящих поступлений денежных средств.

Сто сорок тысяч за пятнадцать метров

Поступление расчетных документов с большим опозданием — явление для бухгалтерии неприятное, но не новое. Обычно с задержками поступают документы от поставщиков, которые по различным причинам не успевают доставить их в офис клиента или хотя бы передать копию по факсу, чтобы прислать оригинал позже. Скажем больше: очень часто бухгалтер не подозревает, что каких-то документов может не хватать, поскольку не все поставщики работают по предоплате (в этом случае можно предполагать поступление нужных бумаг: ведь известно, за что платили, в какое примерно время оказываются оплаченные услуги и поставляются товары).

Совсем другое дело — непоступление расчетных документов, выписанных менеджерами компании. Известен случай, когда в бухгалтерии узнали о существовании акта выполненных работ при проведении сверки с одним из покупателей спустя полгода после оказания услуг по разработке строительной документации. Стоимость выполненных работ составила около 400 тыс. руб., в том числе НДС 18%. Недоплата налогов по этому акту составила 150 тыс. руб. Недоплаченными оказались НДС — около 60 тыс. руб., налог на прибыль — около 80 тыс. руб. плюс пени по обоим налогам. Самое интересное, что подписанный двусторонний акт выполненных работ те самые полгода лежал в пятнадцати метрах от бухгалтера, оформляющего реализацию. Бумага на ходилась на рабочем столе начальника проектного отдела, который просто не посчитал нужным передать документы в бухгалтерию. Стоит отметить, что подобная ошибка, будучи обнаруженной налоговыми органами, принесла бы компании в дополнение ко всему от 20% до 40% штрафов за неуплаченные налоги и повлекла бы штрафные санкции за искажение бухгалтерской отчетности, не говоря уже о судебных издержках. Не возникает ли у вас подозрения, что подобные санкции могут как раз отнять у компании всю сумму денег, заработанных по контракту? Подозрение вполне обоснованное, поскольку придется подавать уточненные декларации по налогам, а это всегда привлекает внимание налоговых органов. Они-то не заставят себя долго ждать, придут с проверкой на «забывчивое» предприятие и обязательно найдут что-нибудь метрах в двадцати от бухгалтерии.

* * *

Современный бизнес в принципе допускает практически автономную работу отдела продаж и бухгалтерии одной и той же фирмы. Однако, скорее всего, ни экономию времени, ни порядок в работе это не обеспечит. Только «ручная настройка» совместной работы двух отделов позволит компании избежать проблем с покупателями и претензий налоговых органов и сохранить нормальный микроклимат в коллективе.