10 советов, как подготовится к налоговой проверке

Как известно, приходить на отечественное предприятие с проверками могут представители десятков контролирующих органов. Однако проверки налоговой службы являются, пожалуй, наиболее опасными. Причина – широчайшие полномочия проверяющих, наличие многочисленного и хорошо обученного штата, значительные размеры штрафов, которые могут быть применены по результатам проверки. Основным документом, которым руководствуются сотрудники налоговой службы при проверках, является закон Украины "О государственной налоговой службе в Украине" (в редакции от 24.12.1993 № 3813-XII, с изменениями и дополнениями).

Проверки могут быть как выездными, так и камеральными (документальными). В первом случае представители налоговой службы приходят непосредственно на ваше предприятие, во втором – предоставленные вами налоговые декларации, а также другие документы, касающиеся уплаты налогов, проверяются непосредственно в помещении налоговой инспекции, без выезда "на место". Общаться с налоговиками вам придется в основном в ходе выездной проверки, причем от того, насколько правильно будет построено это общение, в немалой степени будет зависеть конечный результат.

В свою очередь, выездные проверки бывают плановыми и внеплановыми. Плановая выездная проверка - это проверка финансово-хозяйственной деятельности субъекта предпринимательства, которая предусмотрена в плане работы контролирующего органа и проводится по его местонахождению. Продолжительность плановой выездной проверки не должна превышать 20 рабочих дней, а в отношении субъектов малого предпринимательства – 10 дней. Однако проверка может быть продлена: в общем случае на 10 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства – на 5 рабочих дней. Плановые выездные проверки проводятся по письменному решению руководителя ГНИ не чаще одного раза в год. При этом запрещено проводить плановые выездные проверки по отдельным видам налогов. За отведенное время налоговики должны проверить все налоговые вопросы – если они упустят что-либо, прийти повторно на плановую проверку они не имеют права. Что касается внеплановой проверки, то ее продолжительность не должна превышать 10 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства – 5 рабочих дней.

Отметим, что о плановой проверке проверяемое предприятие всегда знает заблаговременно. Не позднее, чем за десять календарных дней до дня проведения проверки, проверяемому должно быть послано письменное уведомление с указанием даты ее проведения. Лишь в случае соблюдения этой нормы проверка является законной. Неуведомление о дате начала проверки является основанием для недопуска проверяющих на проверку. Зная это, налоговая служба, как правило, строго придерживается этой нормы.

Конечно, десять дней - достаточно короткий срок. Многие руководители хотели бы знать о проверке намного раньше. Следует учесть, что составление плана проведения проверок - процедура достаточно сложная, с ней связано достаточно много сотрудников налогового ведомства, как в отделах районной налоговой инспекции (которая готовит первичные материалы для составления плана проверок), так и в Главной налоговой администрации, где этот документ утверждается. Если у вас найбутся знакомые в какой-либо из инстанций, возможно, вы и сможете узнать о приближающейся проверке за несколько месяцев (естественно, о законности подобного получения информации речи не идет). Узнать заблаговременно о внеплановой проверке намного сложней. На то она и называется внеплановой, что решение о ее проведении может быть достаточно непредсказуемым.

Но даже если "своих" людей в налоговой инспекции нет, существует ряд косвенных признаков, по которым можно прогнозировать, стоит ли ждать проверку в ближайшее время. Например, шансы на проведение проверки значительно повышаются, если с момента последней проверки вашего предприятия прошло больше года, налоговые декларации содержат отрицательные объекты налогообложения, идет проверка ваших деловых партнеров (возможна встречная проверка), вы обжалуете результаты предыдущей проверки (возможна повторная проверка).

Из всего вышесказанного можно сделать простой вывод – время на подготовку к проверке есть почти всегда. Чем и нужно пользоваться. Что же можно сделать? Ниже приведен ряд советов, сделанных автором на основании опыта, полученного во время работы бухгалтером и аудитором.

СОВЕТ 1: Проведите совещание с бухгалтером
Бухгалтер - наиболее осведомленное лицо о налоговой ситуации на вашем предприятии. Почти у каждого бухгалтера всегда есть вопросы, в которых он сомневается, отдельные "недоработки" и т.п. Поговорите с ним, выясните, по каким вопросам наиболее вероятно нахождение ошибок в ходе проверок, определите, какие меры или средства необходимы бухгалтеру для устранения таких сомнительных моментов.

СОВЕТ 2 Проведите "инвентаризацию" документов
Результат проведения проверки почти полностью базируется на анализе проверяющими ваших документов, связанных с уплатой налогов. Следует помнить, что налоговики имеют право на проверку денежных документов, бухгалтерских книг, отчетов. Если ваш учет ведется на компьютере, от вас скорее всего потребуют распечатки всех учетных данных на бумажных носителях. Помните, что если какого-либо подтверждающего документа вы предоставить не можете, это сразу же станет основанием для соответствующих записей в готовящемся акте, на основании которых вам могут начислить дополнительные налоговые обязательства, "снять" налоговый кредит или валовые расходы и т.д. Результат этого всегда один: начисление штрафов и пени.

Кроме того, сотрудники налоговой службы вправе потребовать от вас и проведения инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, средств и расчетов. Если какого либо объекта на месте не окажется (например, дорогой ноутбук был взят сотрудником на время отпуска домой), это может стать причиной непризнания налогового кредита по НДС и суммы амортизационных отчислений, что опять таки приведет к финансовым санкциям.

Чтобы упредить действия проверяющих и исключить получение подобных неприятных сюрпризов, лучше провести инвентаризацию до начала проверки. Ведь практически любой подтверждающий документ можно восстановить, сделав новую копию, обратившись к поставщикам, контролирующим органам и т.д. При этом следует сосредоточится на таких основных направлениях:

* проверка наличия всех подтверждающих документов;

* отбор и подготовка копий всевозможных первичных документов, ведомостей, отчетов, так или иначе связанных с начислением и уплатой налогов (документы лучше распределить по отдельным папкам);

* инвентаризация, основных средств, товарных остатков, прочих ТМЦ (фактические данные должны в точности совпасть с данными бухгалтерского учета и, главное, предоставленной в ГНИ, налоговой отчетности).

Как показывает практика, такая инвентаризация не бывает лишней, даже если руководитель уверен, что все на месте. Вероятнее всего, без выявления недостатков не обойдется.

СОВЕТ 3 Подготовьте персонал
Все сотрудники предприятия должны знать о предстоящей проверке и понимать, как следует действовать в тех или иных обстоятельствах. Следует составить краткие инструкции для персонала предприятия, которые гипотетически могут столкнуться с проверяющими (секретарь, охранник, бухгалтер, продавец и т.д.). Объясните им, что общаться с налоговиками могут лишь главный бухгалтер и директор! Другие сотрудники не должны вести разговоров с проверяющими, давать какие-то разъяснения, предоставлять документы и информацию без разрешения руководителя.

Охрана и секретарь должны знать, что в случае прихода проверяющих они должны вежливо попросить предъявить удостоверение, записать его номер, ФИО и должность проверяющего для последующего доклада руководителю. Еще лучше сделать ксерокопию указанных документов. Сотрудники охраны и секретарь должны знать основания для допуска проверяющих на проверку (наличие удостоверение на проверку и служебное удостоверение всех проверяющих указанных в удостоверении на проверку).

Желательно также, чтобы охрана фиксировала под роспись время прихода и ухода проверяющих. Ведь время для проверки у налоговиков ограниченно, и нередко ссылаясь на недостаток времени, они ходатайствуют перед руководством о продлении сроков. Если же вы будете располагать данными о том, что проверяющие находились на объекте проверки неполный рабочий день, то есть приходили на проверку позже и раньше уходили, у вас будут основания ставить перед руководителем проверки вопрос о необоснованности продления сроков проведения проверки.

СОВЕТ 4 Пригласите аудитора
Проводить проверку или нет, решать, конечно, руководителю. Однако подумать над такой возможностью безусловно стоит. Практика, показывает, что подобная проверка бывает чрезвычайно полезной. Как правило, зная о предстоящей проверке, аудиторы работают на предприятии особенно тщательно. Кроме того, даже после окончания аудита, вы или ваш бухгалтер будете иметь возможность оперативно позвонить аудиторам в ходе проверки, и получить своеобразную консультационную поддержку.

Естественно, профессиональные качества аудиторов не должны вызывать сомнения. Ведь не исключено, что они просто могут перестраховываться, и под их влиянием может занервничать и ваш бухгалтер, что приведет, например, к неоправданному завышению налоговых обязательств.

Если вы узнали о проверке за десять дней, вероятность, что вам удастся привлечь на проверку действительно сильных специалистов, ниже. Как правило, у аудиторов достаточно "плотный" график, поэтому не исключено, что не желая терять клиента, к вам пришлют тех сотрудников, которых можно "снять" с других участков. В случае, если ваше предприятие велико, оставшихся до налоговой проверки дней может просто не хватить для проведения аудита. Ну и в любом случае будьте готовы, что за срочность придется платить дополнительно, даже если вам никто об этом прямо не скажет.

СОВЕТ 5 Позаботьтесь об адвокате
Результаты проверки часто бывают непредсказуемыми. Например, в ваш офис может быть вызвана налоговая милиция, проверяющие могут захотеть провести изъятие документов, компьютерной техники, на которой вы храните данные, по результатам проверки возбудят уголовное дело и т.д. Поэтому стоит заранее договориться с профессиональным адвокатом о том, что в случае возникновения опасных ситуаций, вы сможете незамедлительно воспользоваться его услугами. Причем адвокат вам подойдет не любой, а лишь тот, кто владеет тонкостями налогового права, хорошо знает особенности проведения проверок и права проверяющих.

СОВЕТ 6 Спрячьте "лишнее"
У каждого предприятия есть свои "скелеты в шкафу", то есть хозяйственные операции и события, о которых проверяющие знать не должны. Позаботьтесь о том, чтобы соответствующая информация была изъята с компьютеров, заархивирована и убрана в надежное место. Наиболее "проблемные" документы (или просто документы, не относящиеся напрямую к предмету проверки) лучше также положить в сейф, или надежно запирающийся шкаф. Ведь в соответствии с действующим законодательством, принудительно извлечь их оттуда проверяющие могут только в очень ограниченном числе случав. Например, в случае обыска или выемки документов по возбужденному уголовному делу. Проверяющие могут пойти на это, только если они сопровождаются налоговой милицией. Вскрывать сейфы и шкафы самостоятельно они не имеют права.

СОВЕТ 7 Заведите журнал проверок
Этот совет на случай если такого журнала у вас нет. Ведь отказ сделать запись в этом журнале является основанием для недопуска проверяющих на проверку. Об обязанности проверяющих делать запись в этом журнале, налоговое ведомство напомнило своим подчиненным, в частности в письме от 09.09.2005 № 18041/7/23-1217/1117.

Совет 8 Подготовьте рабочее место проверяющего
Руководитель предприятия должен понимать, что частое нахождение проверяющих в работающем подразделении (например в бухгалтерии) является крайне нежелательным. Случайно оброненная фраза, обрывок разговора или увиденный документ может вызвать у проверяющего лишние подозрения, навести на "перспективный" след, ведущий к выявлению действительного или мнимого нарушения. Кроме того, проверяющие могут просто отвлекать от сотрудников работы, мешать им выполнять свои повседневные обязанности. Поэтому желательно, чтобы проверяющие находились в каком-либо отдельном помещении.

Однако одних их также лучше не оставлять. Лучшим решением будет разместить их в комнате с сотрудником бухгалтерии, в задачу которого на период проверки войдет сопровождение проверяющих и негласный надзор за их деятельностью. Максимального комфорта также не стоит обеспечивать: чем более "спартанские" условия в комнате, тем меньше желания подолгу засиживаться на проверке.

Проверяющие любят вспоминать о праве пользоваться в служебных целях средствами связи, которые принадлежат предприятиям. При этом часто забывают упомянуть окончание фразы "с разрешения их руководителей". Нет разрешения - нет и права. Но, даже давая такое разрешение, помните: вы не обязаны предоставлять проверяющему отдельный телефон с неограниченным доступом. Как говорится, "позвоните и уходите".

СОВЕЕТ 9 Попробуйте узнать больше о личности руководителя проверки и остальных проверяющих
Проверяющие - это тоже обычные люди, со своими достоинствами и недостатками. От личности руководителя проверки напрямую зависит ход проведения проверки, вероятность различных сюрпризов, размер санкций, которые будут начислены по окончанию проверки, и т.п. Учитывать личностный фактор нужно и при выработке тактики взаимоотношений с проверяющим.

СОВЕТ 10 Обдумайте будущую тактику взаимоотношений с проверяющим

После проведения инвентаризации, проверки аудитора, разговора с бухгалтером у вас вырисуется более или менее верное представление о том, насколько опасна для вас предстоящая проверка. Оцените вероятность применения штрафов, их размер. Если, по вашему мнению, вы хорошо подготовились к проверке, каких-либо особых изысков в области взаимоотношений с проверяющими вам выдумывать не надо. Достаточно ограничиться обычными деловыми взаимоотношениями, вежливыми и корректными. Следует помнить, что хотя избегать общения с проверяющими не следует, особо доверительных разговоров также лучше не вести. Помните: проверять вас - их работа, и вы вовсе не обязаны помогать понять смысл и тонкости вашей деятельности. Чем дольше они будут разбираться, а чем вообще занимается ваше предприятие – тем лучше для вас. Ведь время проверки идет, и времени, чтобы найти то или иное отклонение в уплате налогов, или просто спорный момент, к которому можно придраться, у проверяющих остается все меньше и меньше.

Что же касается, случаев, когда руководитель решил наладить более "дружеские" взаимоотношения с проверяющими, то здесь у каждого свои методы. Важно помнить, однако, что они как правило находятся на грани законности, или даже за такой гранью. Поэтому устраивая застолья, оказывая услуги и знаки внимания, не перегибайте палку.